Les Outils Adm/Paie, HRA, 4You, Chronotime
Bienvenue à nos nouveaux lecteurs ! N’hésitez pas à transmettre l’information à vos collègues !
Après avoir envoyé la liste des questions remontées par la CFE-CGC sur les outils ; la Direction nous a fait part de ses retours lors d’une réunion le 13 octobre dont l’objectif était de faire le point sur les nouveaux outils en présence de la responsable Gestion Administration Paie du Groupe.
SERVICE ADMINISTRATION PAIE
L’équipe Administration/Paie mobilisée pour traiter les anomalies est sous tension. L’objectif est de répondre en moins de 48 h mais les délais s’allongent de manière considérable au vu du nombre important de sollicitations. L’équipe a des points réguliers avec les RH et s’engage à accompagner les salariés (MAEL…) en cours d’appropriation des outils et capitaliser les écarts pour améliorer/ajuster les outils. L’objectif est d’arriver à une situation nominale début 2021.
è Il est demandé à tous les salariés de tracer au travers des demandes dans 4You tous les dysfonctionnements identifiés.
MENSUELS
La reprise de tous les compteurs est en cours. Les heures de récupérations et double compteur sont chargées dans CHRONOTIME avec possibilité de poser une absence via 4You. Pour le Débit/Crédit cumulé : il faut passer dans 4YOU.
L’outil est calibré sur les plages fixes, une alerte est déclenchée si arrivée après 9 h mais c’est une anomalie non bloquante.
Le vendredi, le système de manière aléatoire décompte une pause déjeuner pour les mensuels ex TSA (nombre de minutes variable en fonction de l’heure de sortie) alors que le salarié fait une matinée en continu et sort après 12 h 30.
è La Direction propose de repousser la plage variable pour les ex TSA à 13 h 20 sans impact sur les heures effectuées pour éviter le déclenchement de la pause déjeuner.
FORFAITS JOURS REDUITS
Le temps partiel fixe est positionné dans l'outil. Si ce jour doit être déplacé, il faut demander à chaque fois la modification au gestionnaire de paie
è Que de lourdeurs !!! pour un outil qui est censé traiter de manière automatique toutes ces actions
CONGES
L’outil ne traite que les dispositions communes à l'ensemble des salariés, il ne permet pas de renseigner les demandes spécifiques
è La pose des journées Rentrées scolaires et congés parentalité pères doit être demandée une fois de plus au gestionnaire de paie
La gestion du prévisionnel n’est pas prévue, si les congés sont positionnés dans le panier, ils ne sont visibles que du salarié et pas par le manager.
L'accord ne prévoit que quatre 1/2 journées de RTT par an sur les ex TSA, ces ½ journées ne doivent pas être positionnées un autre jour que le vendredi.
è Sensibiliser les managers
INTERESSEMENT / PARTICIPATION
Difficulté à prendre connaissance de la lettre Groupe, impossibilité de visualiser les choix de placement, pas de possibilité d'impressions à se référer à l'onglet historique qui enregistre les choix.
è Ajustement 4You : quand la campagne est terminée ne visualise plus l'historique qui va être chargé dans le dossier numérisé
è Il est prévu à terme de réintégrer le contrat de travail dans le dossier numérisé
COMPTE EPARGNE TEMPS
Nous constatons encore des erreurs sur les compteurs CET à la mise à jour est prévue courant octobre.
è Prévoir la possibilité de poser des jours issus du CET Projet Personnel dans l’outil 4YOU (Congés divers)
è Un point spécifique sera réalisé pour traiter des modalités d’applications du CET fin de carrière pour les ex TSA (Conserve les droits jusqu'à fin 2023) CET TSA ralliement et non CET groupe
MEDAILLES DU TRAVAIL
La procédure est la suivante : prise de contact par le salarié avec l'espace Hamelin, la RH reçoit la liste des salariés éligibles (diplômes), un mail est transmis vers les salariés pour leur permettre de faire leur choix dans 4You : placement ou versement sur la paie.
è Axe d’amélioration en cours de traitement, faire figurer le montant de la prime en fonction du type médaille mais procédure archaïque
Le + CFE-CGC
Plusieurs constats : ces outils mis en place au niveau du Groupe couvrent la retranscription les dispositions sociales des accords Groupe. Toutes les spécificités DMS (Accords DMS et de la société absorbante ex-TSA) doivent être déclarées dans 4You. Une équipe de testeurs n’a pas permis de « débugger » les outils. Le 2ème semestre 2020 permettra de s’approprier les outils et chaque anomalie doit être déclarée dans l’outil 4You avec un délai de traitement souvent très long.
Nous demandons à la Direction :
è La mise en place d’un fichier de suivi des questions/réponses avec traçabilité des anomalies et solutions de contournement proposées
è Faire un RETEX sur le socle commun
è Le déploiement en 2021 d’une version logicielle intégrant les spécificités de DMS. Ces spécificités amènent une complexité mais elles doivent absolument être automatisées.
è Une sensibilisation des managers à la mise en œuvre de ces outils
è La réalisation de tutoriels (évolutifs) pour les salariés prenant en compte les ajustements et correctifs apportés
è Une formation des Représentants de proximité des Organisations syndicales comme le stipule nos accords qui restent vos interlocuteurs privilégiés
Prenez soin de vous et de vos proches.
Vos représentants CFE-CGC se tiennent à votre disposition pour répondre à vos questions …
N’hésitez pas à nous contacter !
Questions de la CFE-CGC sur les outils RH
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